Ни одна фирма или организация сейчас не может обойтись без разного рода печатей, штампов и пломбиров. Что это такое и чем они друг от друга отличаются?

Печать – это основной атрибут документа, позволяющий установить его подлинность. Квитанция, договор, нотариальный акт – без печати просто не принимаются во внимание. Частное лицо, конечно, может выписать доверенность или подписать договор, не используя печать, которой у него нет. Но любой самой маленькой организации необходимо обзавестись печатью, чтобы чувствовать себя равноправным партнером. Даже частным предпринимателям без образования юридического лица, которые не просто торгуют на рынке, а выписывают накладные, тоже приходится обзаводиться этим атрибутом.

Печати бывают круглые, реже – треугольные. Они подтверждают подпись должностного лица, расписавшегося на документе. Поэтому на печатях непременно должна присутствовать информация об организации или лице, владельце печати.

Гербовая печать (ГОСТ Р 51511-2001) всегда бывает круглой. Ее имеют право использовать только государственные организации, или частные, получившие статус государственных.

Основная печать организации (ООО, ЗАО, ОАО и т.п.) может быть и треугольной по желанию владельца. Если у организации есть филиалы, тогда делают дополнительные печати. Дополнительные печати должны быть похожи на основную, но им присваивается порядковый номер. Если организация большая, может оказаться необходимым иметь несколько разных печатей, для каждого подразделения – своя. Но все равно при этом должна существовать и одна самая главная, основная, как существует один самый главный человек – директор, председатель и т.п.

Есть личные печати у нотариусов, врачей, даже если они работают не сами по себе, а в больнице или адвокатской конторе. Нотариусы и врачи несут личную ответственность за выписанные рецепты и заверенные документы. Поэтому им необходима личная печать в дополнение к печати организации, в которой они работают. Это поможет в случае каких-то осложнений точно установить, действительно эти лица выписывали и заверяли тот или иной документ, или кто-то подделал их подпись и печать. Фармацевты в аптеке не могут знать подписи всех врачей. А вот вид некачественно выполненной печати может их насторожить. И наркоман не получит на руки наркотик, мнительный больной не отравит себя сильнодействующим лекарством.

Печать предпринимателя без образования юридического лица (ПБОЮЛ) похожа на печать организации. И функции она выполняет те же самые: заверяет подпись руководителя предприятия или подразделения, т.е. самого предпринимателя.

Размеры печатей установлены следующие: круглая печать представляет собой окружность диаметром 38-42 мм, треугольная - равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм. На печатях непременно должны находиться следующие данные:

• полное наименование организации с указанием организационно - правовой формы;
  местонахождение;
• номер государственной регистрации (или номер в регистрационном реестре);
• номер городского Реестра печатей, если Реестр существует.

Кроме того, на печатях могут присутствовать гербы РФ или города, если организация имеет на это право, логотип фирмы и т.п.

На печатях филиалов или подразделений должен стоять порядковый номер печати или название подразделения, чтобы не путать эту печать с основной печатью предприятия.

При подписании договоров, заполнении накладной и других документов иногда приходится писать реквизиты фирмы, банковские счета, адрес и другие данные, необходимые в делопроизводстве. Если документ заполняется на компьютере, то эти данные вставить в бланк легко. Но иногда приходится писать все это от руки. Вот уж морока – выписывать двадцатизначные номера счетов! Мало того, что это долго, так ведь еще и ошибиться можно! На выручку тут приходят штампы. Их иметь совсем не обязательно, но удобно. Это так называемые угловые штампы. Они обычно бывают прямоугольной формы. Их размеры - от 35 х 50 мм до 70 х 100 мм. Ничего лишнего на штампы не помещают. Только название организации или фамилию ПБОЮЛ, юридический адрес, банковские реквизиты. Но для любого документа этого достаточно. Очень удобно, быстро и никаких ошибок. Бывают малые штампы, на которых есть только название организации. Такие штампы ставят, например, на товарные чеки.

Штамп, в отличие от печати, ничего не удостоверяет и не подтверждает. Он выполняет чисто информационные функции.

Все мы сталкивались с пломбами. Нет, не стоматологическими. Например, пломба на панели какого-нибудь прибора, чтобы под нее не лазили ничьи шаловливые ручки. Если вы заберетесь под такую запломбированную панель до истечения срока гарантии, на гарантийный ремонт прибор у вас уже не примут. Вот это и есть функция пломб – ограничивать доступ куда-то посторонним. Пломбы могут быть вислыми, как старинные печати, или накладными. Пломбируют вагоны и фургоны с грузом при перевозках, тару, в которой лежит что-то ценное. Можно запломбировать помещение с ценным оборудованием или секретными документами. Пломбы устанавливаются таким образом, чтобы открыть дверь или снять крышку, не повредив пломбу, было невозможно. Она не помешает злоумышленнику взломать замок, но и не позволит оставить непрошенный визит незамеченным. Пломбы делают из специальной мастики, пластилина, мягкого металла. Материал, из которого сделано приспособление для постановки пломб, должен быть достаточно прочный, чтобы оставить оттиск на используемом материале. Рисунок не стоит делать сложным, чтобы он легко различался на оттиске. Впрочем, замок можно просто заклеить полоской бумаги с печатью. Под такую «пломбу» тоже незамеченным не просочишься.

Факсимиле - это штамп, на котором изображена подпись руководителя. Помните, как в «Золотом теленке» секретарша Серна Михайловна лихо шлепала на все исходящие факсимиле своего шефа, пока он отсутствовал? Заодно она еще использовала штампы с указаниями типа «отказать». Вот для таких целей и используют факсимильные штампы, если сам руководитель по какой-либо причине не может или не хочет подписывать документы лично.

Экслибрис ныне почти забыт. Когда-то каждый уважающий себя собиратель библиотеки считал необходимым иметь свой собственный знак, указывающий на принадлежность книги к его библиотеке. Рисунок для экслибриса выбирался произвольный. Там мог быть кусочек герба, монограмма, девиз. Такие штампы впоследствии очень помогали историкам, архивариусам и букинистам.

При создании новой организации, не важно, какой, - школы, магазина, - необходимо оформить учредительские документы, открыть счет в банке. Вот тут сразу становится необходимой печать, потому что банки без печати не откроют организации или ПБОЮЛу расчетный счет. Значит, нужно заказывать печать, а заодно и все штампы, которые могут понадобиться. Но печать – дело серьезное. Нельзя просто явиться в мастерскую по изготовлению печатей и заказать все, что в голову придет. Во-первых, гербовую печать разрешат сделать не всякой организации. Во-вторых, вы должны будете доказать изготовителю, что вы действительно представитель именно той организации, чьи реквизиты вы хотите поместить на печати и штампы. В-третьих, вы, возможно, захотите поместить на печати свой товарный знак или бренд, логотип. На это тоже нужно иметь право. Т.е. вам необходимо предъявить целую пачку документов. Законодательство России ничего по этому поводу не говорит, все определяют местные, региональные органы власти. В некоторых городах существуют Реестры, где необходимо зарегистрировать эскиз печати, получить регистрационный номер. В других достаточно зарегистрировать печать в налоговых органах или в администрации.

В любом случае необходимо представить примерно следующие документы:

• эскиз печати (штампа), выполненный методом компьютерной или чертежной графики.
• документ, подтверждающий полномочия исполнительного органа (кроме индивидуальных предпринимателей).
• при наличии в эскизе печати (штампа) средств визуальной индивидуализации (бренд, логотип, товарный знак) - нотариально заверенная копия свидетельства Роспатента о регистрации товарного знака либо знака обслуживания (либо лицензионного договора, либо договора об уступке товарного знака/знака обслуживания).

В разных регионах могут быть необходимы и другие документы. Например, свидетельство о регистрации эскиза в Реестре. С вас могут потребовать еще и свидетельство об оплате регистрации, но это уже лишнее. С 1 января 2005 г. вступила в действие ст. 1 Федерального закона от 29.07.2004 N 95-ФЗ "О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации о налогах и сборах". В соответствии с этой статьей установление региональных и местных сборов не допускается, в т.ч. и при регистрации и уничтожении печатей.

Для заказа печати предприятия внутреннего использования необходимо письмо с подписями генерального директора и главного бухгалтера, заверенное основной печатью.

Печати врача изготавливается при наличии диплома врача.

Заказ на изготовление пломбира, штампа, факсимиле выполняется при предоставлении письма с подписями генерального директора и главного бухгалтера, заверенного основной печатью.

Экслибрисы и личные печати с личным гербом или любым другим рисунком выполняются при наличии паспорта. Но никакой юридической силы эти печати не имеют.

Экслибрисы – очень интересная вещь. Экслибрис (от лат. ex libris - из книг), книжный знак, свидетельствующий о принадлежности данной книги определенному владельцу. Это бумажный ярлык, наклеиваемый на книгу, преимущественно на внутреннюю сторону переплета. Впервые экслибрисы появились вскоре после изобретения книгопечатания в Германии. Собирателями библиотек в то время были в основном аристократы. Они считали необходимым на всем своем имуществе изображать свои гербы: на своем доме, лакейских ливреях, столовых приборах. Книги не избежали этой участи. Они все тоже были помечены гербами владельцев библиотек. Такие экслибрисы называются геральдическими. Экслибрисы создавали известные художники: Дюрер, Хольбейн Младший, Л. Кранах Старший и др. В России экслибрис появился при Петре I. Книжные знаки имели его сподвижники: Я. Брюс, Д. Голицын, А. Лефорт, Р. Арескин. Иногда на экслибрисах вместо гербов изображали монограмму владельца: замысловато переплетенные инициалы в красивой виньетке – вензельные экслибрисы.

Со временем книгами стали интересоваться не только аристократы с гербами, но и просто образованные люди, просвещенные купцы, врачи адвокаты. С этих пор стали входить в моду сюжетные, художественные экслибрисы. Расцвет художественных экслибрисов наступил в первой половине ХХ века. Созданием книжного знака занимались такие художники как члены "Мира искусства" - А.Бенуа, Е.Лансере, К.Сомов.

Сейчас можно видеть только шрифтовые экслибрисы в виде обычного чернильного штампа на библиотечных книгах. Это мы все видели. Такими штампами книги только портить. На книгах из домашней библиотеки иногда пишут имя владельца просто чернилами или пастой, что тоже выглядит не лучшим образом. Поздравительный текст на форзаце из той же серии. А как замечательно смотрелась бы книга с художественно выполненным вензелем или гербом! Жаль, ушла мода. Интересно, возродится?

по материалам: http://www.vashipechati.ru/